📞 회사에서 영어 전화 받기! 담당자가 없을 때 자연스럽게 응대하는 법

회사에서 영어 전화를 받았는데, 담당자가 없을 때 어떻게 해야 할까?

회사에서 업무를 하다 보면 종종 영어 전화를 받게 됩니다. 그런데 문제는, 내가 담당자가 아닐 때! 😲
담당자가 회의 중이거나 자리에 없을 때 어떻게 자연스럽고 정중하게 응대할 수 있을까요?

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📌 1. 전화 받을 때 기본적인 응대 표현

회사에서 전화를 받을 때는 상대방이 누구인지, 어떤 용건인지 확인하는 것이 중요합니다.

🔹 전화 받을 때 자연스러운 표현

📌 가장 기본적인 전화 응대

"Good morning/afternoon, [Company Name], [Your Name] speaking. How can I help you?"
안녕하세요, [회사명]의 [내 이름]입니다. 어떻게 도와드릴까요?

📌 상대방이 누구인지 물어볼 때

"May I ask who's calling?"
실례지만, 누구시라고 전해드리면 될까요?

"Could you tell me your name and company, please?"
성함과 소속 회사를 알려주실 수 있을까요?

📌 전화 용건을 물어볼 때

"How can I direct your call?"
어떤 용건으로 전화하셨나요?

"What is this regarding?"
어떤 내용과 관련된 전화인가요?

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📌 2. 담당자가 없을 때 자연스럽게 응대하기

📌 담당자가 자리에 없을 때 기본적인 표현

"I'm afraid [Name] is not available right now."
죄송하지만, [담당자]님이 지금 통화가 어렵습니다.

"I'm sorry, but [Name] is out of the office at the moment."
죄송하지만, [담당자]님이 현재 외근 중이십니다.

📌 담당자가 회의 중일 때

"[Name] is currently tied up in a meeting."
[담당자]님은 지금 회의 중이십니다.

"He's/She's in a meeting right now. Can I take a message?"
그분은 지금 회의 중이세요. 메시지를 남겨드릴까요?

📌 담당자가 오늘 하루 종일 없을 때

"[Name] is out for the day. Can I assist you with anything?"
[담당자]님은 오늘 하루 자리에 안 계십니다. 제가 도와드릴 수 있을까요?

📌 언제 돌아올지 모를 때

"I'm not sure when he'll/she’ll be back, but I’d be happy to take a message for you."
언제 돌아오실지는 확실하지 않지만, 메시지를 받아서 전달해 드릴 수 있습니다.

"He/She should be back later today, but I don’t have an exact time."
오늘 중으로 돌아오실 예정이지만, 정확한 시간은 모르겠습니다.

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📌 3. 메시지를 남길지 물어보기

📌 기본적인 표현

"Would you like to leave a message?"
메시지를 남기시겠어요?

"Can I take a message for you?"
제가 메시지를 받아서 전달해 드릴까요?

📌 더 자연스러운 표현

"Would you like me to pass along a message?"
메시지를 전달해 드릴까요?

"Can I let [Name] know that you called?"
[담당자]님께 전화 주셨다고 전해드릴까요?

"Would you prefer to send an email instead?"
이메일로 연락하시는 게 더 편하실까요?

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📌 4. 담당자가 나중에 연락하도록 안내하기

📌 회신이 필요할 때

"Would you like [Name] to call you back?"
[담당자]님께서 다시 전화 드리는 게 좋을까요?

📌 언제 연락드릴지 안내할 때

"[Name] will get back to you as soon as possible."
[담당자]님께서 가능한 빨리 연락드릴 겁니다.

"I’ll let [Name] know that you called, and he/she will get back to you later today."
전화 주셨다고 전달드릴게요, 오늘 중으로 연락드릴 겁니다.

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📌 5. 연락처를 요청할 때

📌 기본적인 표현

"May I have your name and phone number, please?"
성함과 연락처를 알려주실 수 있을까요?

📌 더 자연스러운 표현

"Could I get your number just in case?"
혹시 모르니 전화번호를 여쭤봐도 될까요?

"What’s the best way to reach you?"
연락드리기에 가장 좋은 방법이 무엇인가요?

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📌 6. 전화 끝맺음 표현

📌 기본적인 표현

"Thank you for calling. I’ll make sure [Name] gets your message."
전화 주셔서 감사합니다. [담당자]님께 꼭 전달하겠습니다.

📌 더 자연스러운 표현

"I appreciate your call. I’ll have [Name] get back to you soon."
전화 주셔서 감사합니다. [담당자]님께서 곧 연락드릴 겁니다.

"I’ll make sure to pass along your message. Have a great day!"
메시지 꼭 전달해 드리겠습니다. 좋은 하루 보내세요!

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📌 실전 대화 예시

📍 상황 1: 담당자가 회의 중일 때

📞 Caller: Hi, I’d like to speak with Mr. Kim.
🙋‍♂️ You: I’m afraid Mr. Kim is in a meeting at the moment. Would you like to leave a message?

📍 상황 2: 담당자가 외근 중일 때

📞 Caller: Hi, is Sarah available?
🙋‍♂️ You: She’s out of the office right now. Can I have her call you back?

📍 상황 3: 언제 돌아올지 모를 때

📞 Caller: Hi, I need to talk to John.
🙋‍♂️ You: I’m not sure when he’ll be back, but I’d be happy to pass along a message.